Ein Projekt feiert Geburtstag                   

Am 19. Mai 2007 feierte das QM-Programm des BKJPP seinen ersten Geburtstag. Das erste kinder- und jugendpsychiatrie-spezifische QEP-Seminar fand vom 19. bis 20. Mai 2006 in Hannover statt.

In diesem Jahr wurde aus einem kleinen Seminar ein stattliches Projekt: In der Zwischenzeit haben 302 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus 151 Praxen an den 15 Seminaren bundesweit teilgenommen.

Circa 80% der Teilnehmer/innen kamen aus grösseren Praxen, die Einzelpraxen waren mit 20% in den Reihen der Teilnehmer vertreten.                                             

Bei der Verteilung der Seminare in der Republik zeigt sich ein signifikantes West-Ost-Gefälle: Fast alle QEP®-Seminare fanden in den so genannten „alten“ Bundesländern statt.

Nach den QM-Seminaren waren alle Teilnehmer sicher, mit dem Aufbau des QM-Systems beginnen zu können. Alle Praxen nahmen einen individuellen Projektplan aus dem Seminar mit nach Hause.

Erfahrungen mit der Umsetzung

QEP® ist für Kinder- und Jugendpsychiatrische-Praxen gut geeignet

Der QEP®-Katalog erwies sich als pragmatische Unterstützung beim Aufbau eines QM-Systems. Fast alle der befragten Teilnehmer kamen sowohl mit der Sprache als auch mit den Anforderungen gut zurecht. Annähernd jedes der befragten QM-Teams konnte über erfolgreiche Verbesserungsprojekte in der eigenen Praxis berichten, die sich in Folge der Bearbeitung des QEP®-Katalogs ergaben. Viele berichteten über Änderungen in der  Terminplanung, die Einführung von Teamsitzungen, eine andere Herangehensweise an ausfallende Termine etc.

Viele der teilnehmenden Praxen hatten deutliches Verbesserungspotential in den Bereichen Datenschutz, Brandschutz und Notfallschulung. Im Zuge dessen wurde ja auch im Rahmen der letzten BKJPP-Tagung in Leipzig eine Notfallschulung angeboten.

Etwas hölzern wurde QEP im Rahmen der Fragen zur Hygiene erlebt. Hier sahen die Teilnehmer/-innen den geringsten Verbesserungs-Schub. Dies liegt natürlich auch an den geringen Anforderungen an die Hygiene im Vergleich z.B. zu einer chirurgischen Praxis.

Als Herausforderung erwies sich auch das Thema „Leitbild“. Viele Praxen berichteten, dass es gar nicht so einfach sei, ein Leitbild zu formulieren, ohne in Plattitüden abzurutschen und letztendlich unnötig Zeit in ein wenig hilfreiches Thema zu investieren. Alle Praxen, die das Schreiben des Leitbildes als Möglichkeit zur Selbstreflexion und –definition nutzten („Was wollen wir eigentlich?“, „Wie möchten wir sein?“) erstellten exzellente, lebendige Leitbilder und erlebten auch diese Aufgabe als echte Bereicherung.

Was muss schriftlich dokumentiert werden? Eine Liste der notwendigen Dokumente bei QEP® hilft jetzt weiter!

Im Rahmen der Gestaltung der Dokumente ergaben sich in der Zeit nach dem Seminar eine ganze Reihe von Fragen. Hierzu gehört z.B. die immer wieder gestellte Frage „Was muss ich eigentlich alles aufschreiben?“

Hier gilt die, auch in den Seminaren klar dargestellte, Bitte, den QEP®-Katalog genau zu lesen. Nur wo ein Dokument gefordert wird (z.B. eine Beschreibung des Leistungsspektrums der Praxis in Ziel 1.1.1.1) muss etwas schriftlich dargestellt werden. Bitte achten Sie hier auch auf die Formulierung „Es liegt eine schriftliche Regelung zum Thema … vor“. Dann muss etwas aufgeschrieben werden.

Die KBV hat hier inzwischen ein sehr gutes Serviceangebot gemacht und eine Liste der erforderlichen Dokumente erstellt. Diese „Anlage 2: Checkliste notwendiger Dokumente im QM-Praxis-Handbuch, Verweistabelle“ kann von der Homepage der KBV unter www.kbv.de//themen/9042.html heruntergeladen werden. Es lohnt sich, hineinzusehen!

Das QEP®-Manual

wird von den meisten Teilnehmer/innen als hilfreich erlebt. Eine ganze Reihe von Menschen berichtete uns jedoch auch, dass sie von der Fülle der Dokumente zunächst einmal „erschlagen „ seien.

Viele fragen auch nach, ob die „Projektpläne“, die sich im Manual finden, auch verpflichtend auszufüllen und bei der Visitation vorzuzeigen seien. Die Antwort ist hier ein klares „Nein“. Diese „Aufgabenlisten“ oder „Projektpläne“ sollen lediglich als Arbeitshilfe für das QM-Team sein.

Im Umgang mit dem Manual zeigten sich zwei sehr unterschiedliche Herangehensweisen an das Thema:

Ein Teil der QM-Teams „nahm“ sich im QEP®-Kalatog Ziel für Ziel „vor“ und erstellte für jedes QEP®-Ziel, orientiert am Manual, ein eigenes Dokument.

Diese Herangehensweise hat den Vorteil, dass sicherlich nichts vergessen wird und das QM-System sehr nachhaltig dargestellt werden kann. Insgesamt wird jedoch natürlich mehr dokumentiert als z.B. für eine Visitation nach QEP® verlangt wird.

Andere QM-Teams orientierten sich sehr genau an den Fragen des QEP®-Katalogs und erstellten wirklich nur für die Fragen, in denen eine schriftliche Dokumentation gefordert wird, die entsprechenden Unterlagen. Die anderen Fragen des Katalogs wurden bearbeitet, entstehende Verbesserungsideen umgesetzt und damit war das Ziel für diese Praxen zufriedenstellend bearbeitet.

Beide Herangehensweisen sind im Sinne des jeweiligen, individuellen Ziels hilfreich. Ein „richtig“ und „falsch“ gibt es hier nicht.

Das Buch „Behandlungspfade in der Kinder- und Jugendpsychiatrie“

von Lisa Schlüter, Norbert Roeder) und Christa Schaff, das inzwischen einen grossen Verbreitungsgrad gefunden hat, wird von allen befragten Teilnehmern als sehr umfassend und hilfreich empfunden. Viele QM-Teams berichten, dass sie sich aus der Fülle von Materialien für ihre Praxis interessante Aspekte „herausgepickt“ und umgesetzt haben. Vor Allem beim Erstellen der internen Ablaufdokumentationen für QEP® wird dieses Buch als sehr hilfreich erlebt. Erhältlich ist das Buch im Buchhandel mit Hilfe der ISBN-10: 3865230326 oder der ISBN-13: 978-3865230324 zum Preis von 69,90 Euro.

Folgetreffen als Motivationsschub „Unterwegs“

Drei der durchgeführten Seminargruppen hat sich für ein bis mehrere Folgetreffen nach dem Seminar entschieden. Es hat sich gezeigt, dass eine zeitliche Distanz von circa 6 Monten zum Einführungsseminar ein guter Zeitpunkt für ein erstes Treffen ist. Dann haben alle Praxen Erfahrungen gemacht und bereits die ersten Ergebnisse erzielt, so dass dann eine gute Basis für das Seminar vorliegt. Bei diesen Treffen, die zwischen 4 bis 6 Stunden dauerten, wurden intensiv Erfahrungen ausgetauscht und Ideen besprochen. Anlaufschwierigkeiten und geglückte Ansätze konnten mit Frau Schuster von Athene besprochen werden. Wo notwendig wurden Lösungen gesucht und auch gefunden. In einem Teil der Folgetreffen wurden ausgewählte QEP®-Ziele in der Gruppe erarbeitet und somit die individuelle Umsetzung vertieft vorbereitet. Die Treffen stützten die Nachhaltigkeit in der QM-Umsetzung und die Motivation der QM-Teams in den Praxen signifikant, so dass dieses Modell durchaus Schule machen kann und wird.

Erstellung eines KJP-spezifischen „Material-Pools“ bislang noch nicht geglückt.  Aber das lässt sich ändern!

In allen Seminaren wurde der Austausch von QM-Dokumenten angedacht und besprochen. Athene hatte angeboten, die individualisierten Unterlagen im Rahmen des BKJPP-Mail-Verteilers an die anderen Seminarteilnehmer weiterzuleiten.

Bislang ist kein einziges Dokument zu diesem Zweck bei Athene eingegangen. Sollten Sie Lust haben, diese gute Idee zu unterstützen mailen Sie Ihre Unterlagen doch mit einem kurzen Hinweis an g.schuster(at)athene-qm.deDiese E-Mail Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen Javascript aktivieren, damit Sie es sehen können .

Wenn Sie möchten, dass Athene ein QEP®-Seminar in Ihrer Region durchführt

hilft ebenfalls ein Anruf unter der obenstehenden Adresse. Voraussetzung für die Durchführung des Seminars sind 12 angemeldete Teilnehmer, die maximale Teilnehmergrenze liegt bei 25 Teilnehmern.

Zusammenfassend

Ist zum Thema QM im BKJPP gerade auch in Zusammenhang mit dem Buch über die Behandlungspfade bereits viel erreicht worden. Dies ist vor Allem allen BKJPP-Landesvertretern und Frau Dr. Schaff zu danken, die sich für das Projekt einsetzten und mit an der Weiterentwicklung des Projektes arbeiteten. Hierfür möchten wir uns an dieser Stelle gerne sehr herzlich bedanken. Dennoch gibt es noch viel zu tun. Wir sind noch weit davon entfernt, dass jede KJP-Praxis ein Seminar besucht und ein lebendiges QM-System in der Praxis aufgebaut hat.
Folgende Aufgaben sehen wir daher vor uns:
 
- Durchführung weiterer Seminare, um den Umsetzungsgrad von QM in den KJP-Praxen bundesweit noch weiter zu verbessern
 
- Um dies zu schaffen werden wir uns in den nächsten Wochen wieder an die Landesvertretungen wenden. Wer jetzt schon Interesse hat: Bitte bei Athene anrufen!
 
- Aufbau eines regen Austausches von Dokumenten (wozu sollte Jede/r von Ihnen das Rad neu erfinden?) Einige Praxen sind bereits erfolgreich visitiert. Hierauf können und sollten wir aufbauen!
 
- Zu guter Letzt ist es wichtig, dass die Motivation zu QM nicht nach den Seminaren abreist. Wir machen uns daher viele Gedanken, wie wir die Nachhaltigkeit des Projektes in der Umsetzung in den Praxen noch verbessern können. Folgeseminare sind hierzu sicherlich sinnvoll.
 
Wenn Sie weitere Ideen haben: Rufen Sie bitte bei Athene an! (Telefon: 0931-2055526).
 
Ich freue mich auf alles Weitere!
Gabriele Schuster